Privacybeleid

Dit privacybeleid geeft je inzicht in de gegevens die we verzamelen, voor welk doel we deze gegevens verzamelen en gebruiken en hoe de gegevens worden opgeslagen. We respecteren jouw privacy en verwerken jouw persoonsgegevens alleen voor het doel waarvoor de gegevens zijn verstrekt en in overeenstemming met de geldende privacywetgeving.

De verwerkingsverantwoordelijke van jouw persoonsgegevens is Otto B.V. (hierna: OTTO, we)

Website: https://www.otto.nl
Inschrijfnummer KvK: 18022051
Adres: Charles Stulemeijerweg 2, 5026 RT Tilburg
BTW-nummer: NL004677638B01

1. Verwerkingsdoeleinden

We verwerken jouw gegevens voor de volgende doeleinden:

Beheren van jouw account;
Beoordelen, verwerken en afronden van bestellingen, retouren en klachten;
Onze eigen marketingdoelen en marketingdoeleinden van partijen waar we mee samenwerken;
Kredietwaardigheidstoetsingen, bijvoorbeeld als een onzekere betaalmethode is geselecteerd zoals bij betalen in termijnen;
Beheren van onze aanspraken in het geval dat OTTO geen betaling ontvangt ondanks diverse waarschuwingen;
Voldoen aan wettelijke verplichtingen / afdwingen van rechten en aanspraken;
Het maken van analyses waaronder voor statistische doeleinden.
Het delen van klantinformatie met derde(n) in het kader van een overname en/of het beheren van kredietovereenkomsten of vorderingen uit hoofde van kredietovereenkomsten door deze derde(n)

2. Welke gegevens verwerken we?

OTTO verwerkt de volgende gegevens in haar klantenbestand:

(Van deze gegevens worden ook historische gegevens bewaard voor zover wettelijk toegestaan)

Gegevens over wie je bent

We verwerken jouw naam, adres, woonplaats, geboortedatum, geboortenaam, geslacht, emailadres, telefoonnummer, wachtwoord en klantnummer. Bij de verstrekking van kredieten vanaf € 1.000,- vragen we om een kopie van een identificatiebewijs toe te sturen en in het geval van een verzoek tot verwijdering of aanpassing van persoonsgegevens kan eveneens verzocht worden een kopie toe te sturen. Indien we verzoeken om een kopie ID-bewijs moet je de pasfoto en het BSN-nummer onleesbaar maken. Meer informatie hierover is te vinden op onze servicepagina.

Deze gegevens worden niet gebruikt voor marketingdoeleinden tenzij je ons hiervoor expliciet toestemming hebt gegeven. Nieuwsbrieven worden per e-mail en alleen na aanmelding verstuurd. In iedere nieuwsbrief is een link opgenomen om je af te melden. Je telefoonnummer zal niet voor commerciële doeleinden worden gebruikt en we verstrekken geen adresgegevens aan derden ten behoeve van marketingdoeleinden via print. OTTO kan aan haar verstrekte adresgegevens gebruiken voor het toezenden van reclamemateriaal van OTTO of handelsnamen van OTTO.

Bestelgegevens

Alle gegevens die van belang zijn om jouw bestelling te kunnen verwerken, worden verwerkt waaronder de gegevens van bestellingen, retouren, annuleringen, kortingen, (afwijkende) leveradressen, bestelkanalen en gekozen betaalmethoden.

Boekingen en betalingen

Op je account verwerken we de leveringen, betalingen, correcties, renteboekingen, kostenboekingen, betalingsregelingen, betaalachterstanden en overige boekingen zoals automatische incasso’s en blokkeringen in verband met bijv. schuldhulp of bewindvoering.

Correspondentie en contactgeschiedenis

Alle gevoerde correspondentie (via post, email, telefoon of social media) wordt verwerkt en opgeslagen. Denk hierbij aan bevestigingen van bestellingen of retouren en aan betalingen, facturen, betaalverzoeken, rekeningoverzichten en afhandeling van klachten. Daarnaast wordt opgeslagen of je toestemming hebt gegeven voor overige diensten zoals onze nieuwsbrief of het ontvangen van een sms over de levering.

Gebruik van onze website

We houden bij welke artikelen in je winkelmandje of op je verlanglijstje zijn geplaatst, welke pagina’s bezocht zijn, het apparaat waarmee je onze site bezoekt, je IP-adres, je cookie-instellingen en de cookies zelf.

Financiële gegevens

OTTO heeft een vergunning van de Autoriteit Financiële Markten (AFM) voor de verstrekking van krediet. In het kader van kredietverstrekking worden de volgende aanvullende gegevens gevraagd: inkomsten, uitgaven, gezinssamenstelling en woonsituatie. Daarnaast verwerken we informatie over de (wijzigingen van) registraties bij Stichting Bureau Krediet Registratie in Tiel (BKR) en zowel externe als interne kredietwaardigheidsbeoordelingen.

Gegevens van andere partijen

We verwerken gegevens van BKR, bewindvoerders, curatoren, schuldhulpinstanties en gegevens uit openbare bronnen zoals handelsinformatiebureaus, het Centraal Insolventieregister, Centraal Curatele- en Bewindregister en het Centraal Bureau voor de Statistiek.

Inzien en aanpassing van gegevens

Via Mijn Otto kun je jouw gegevens inzien en waar nodig aanpassen. Bepaalde gegevens zoals geboortedatum of achternaam kunnen niet via Mijn Otto worden gewijzigd.

3. Beveiliging van jouw gegevens

OTTO maakt gebruik van beveiligde verbindingen op al haar webpagina’s en wachtwoorden worden altijd gehasht opgeslagen. Als we jouw gegevens overdragen of ontvangen op onze website, gebruiken we altijd de coderingstechnologieën die erkend worden als gangbare standaarden binnen de IT-sector.

We slaan niet meer gegevens op dan noodzakelijk en zorgen ervoor dat er in onze database geen bijzonder gevoelige persoonsgegevens worden bewaard, tenzij dit niet anders kan. We nemen technische en organisatorische maatregelen om het verlies van gegevens of onrechtmatige verwerking ervan (zoals aanvallen) tegen te gaan. We garanderen daarom een passend beveiligingsniveau en laten onze site periodiek toetsen.

Alle systemen waarin (gevoelige) persoonsgegevens worden verwerkt, zijn voorzien van antivirussoftware en de laatste beveiligingsgerelateerde patches van alle andere belangrijke software, zoals uitgegeven door de leveranciers van deze software. Minimaal 2 maal per jaar wordt onze site getoetst op applicatie-kwetsbaarheden uit de OWASP top 10.

4. Transport van persoonsgegevens

We ontkomen er niet aan om jouw persoonsgegevens met derde(n) te delen. We leggen hieronder uit waarom.

Logistieke partners

Bij het verwerken van jouw bestelling(en) worden persoonsgegevens verstrekt aan de volgende logistieke partners:

HERMES Fulfillment GmbH, Bannwarthstrasse 5, DE-22179 Hamburg;
PostNL, Prinses Beatrixlaan 23, 2595 AK Den Haag;
Dynalogic Benelux, Rosmolenstraat 7, 3447 GL Woerden;
Ridder & De Vries Transporten, Achterdijken 20, 9163 JV Nes Ameland (voor bezorging op de Waddeneilanden).

Zonder het verstrekken van gegevens aan deze partners kunnen de bestelde artikelen niet op jouw adres of het door jouw gekozen alternatief leveradres bezorgd worden en/of worden opgehaald. De bovenvermelde logistieke partners kunnen gebruik maken van derden voor de bezorging van jouw pakket waarbij zij ervoor zorgen dat deze derden dezelfde waarborgen bieden met betrekking tot jouw privacy. In uitzonderlijke gevallen kan een artikel rechtstreeks vanuit de leverancier bij jou worden bezorgd zonder tussenkomst van bovenvermelde partners. Bij het ophalen van een pakket bij een PostNL Punt wordt een legitimatiebewijs gevraagd.

Kredietwaardigheidstoetsing

Indien een bestelling wordt geplaatst met een onzekere betaalmethode (achteraf ineens of in termijnen betalen) zal een kredietwaardigheidsbeoordeling plaatsvinden door middel van een toetsing bij Stichting Bureau Krediet Registratie, Teisterbantlaan 2a, 4006 EB Tiel en/of Economic Data Resources B.V., Loire 180,2491 AL ’s-Gravenhage.

Voordat we een overeenkomst met u sluiten, willen wij een beeld vormen van eventuele betalingsrisico's. Zo bepalen wij of we een overeenkomst met u aangaan en welke voorwaarden wij toepassen. We zullen uw gegevens daarvoor ook verstrekken aan Economic Data Resources B.V. (EDR). EDR controleert persoonsgegevens en levert kredietinformatierapporten met risicoprofiel. Informatie over de verwerking van persoonsgegevens door EDR kunt u hier lezen in het privacy statement. Daarin staat ook hoe u uw rechten, zoals recht op inzage, bezwaar, verbetering en wissing kunt uitoefenen.

Hierbij worden de volgende gegevens verstuurd:

Geslacht;
Voorletter;
Achternaam;
Geboortenaam;
Straatnaam & huisnummer;
Postcode;
Woonplaats;
Geboortedatum.

Bij bestellingen met betaling achteraf of betaling in termijnen, gebruiken we adresgegevens en kredietgegevens om het risico van niet-betaling in te kunnen schatten.

Bedrijven welke toestaan dat klanten van een onzekere betaalmethode gebruik kunnen maken (zoals OTTO), hebben over het algemeen een gerechtvaardigd belang om zich zoveel als mogelijk te beschermen tegen uitblijvende betalingen. Eén van de manieren om dit te doen, is door te controleren wat de kredietwaardigheid van de klant is voordat onzekere betaalmethoden worden aangeboden. Tijdens deze controle maken we gebruik maken van positieve en negatieve kredietinformatie. Kredietinformatie bevat informatie over uitstaande betalingen en informatie die een duidelijke indicatie geeft over het risico van non-betaling (zoals faillissement, schuldsanering of uitstel van betaling vanwege onvermogen om te betalen). Deze informatie wordt gebruikt om non-betaling te voorkomen en om te bewerkstelligen dat onze klanten zijn beveiligd tegen enig misbruik van hun accounts en/of hun identiteit.

We zijn tevens bevoegd om informatie welke tijdens het bestelproces is verzameld, te verwerken om de mogelijkheid van non-betaling te berekenen (interne scoring). Deze berekening vindt plaats door middel van een modern, statistisch onderbouwd wiskundig proces. De database welke voor interne scoring wordt gebruikt, is hoofdzakelijk samengesteld uit een combinatie van volgende gegevenscategorieën:

Adresgegevens;
Leeftijd;
Gekozen betaalmethoden;
Bestelkanaal;
Productassortiment.

Een individuele automatische beslissing kan ten grondslag liggen aan de basis om geen ‘onzekere’ betaalmethoden toe te staan bij het plaatsen van een bestelling of een verzoek tot een (gedeeltelijke) vooruitbetaling. Je hebt te allen tijde de mogelijkheid om bezwaar aan te tekenen tegen een dergelijke beslissing en om een verzoek tot een handmatige beoordeling in te dienen via onderstaande contactgegevens.

Fraudebestrijding

Ter voorkoming van fraude (bijv. dat een derde jouw account niet kan misbruiken) heeft OTTO interne toetsingen en we werken samen met de volgende bedrijven om bestellingen en wijzigingen van klantgegevens te beoordelen op mogelijke fraude:

ThreatMetrix, Evert van de Beekstraat 1, 1118 CL Schiphol;
RiskIdent GmbH, Am Sandtorkai 50, 20457 Hamburg.

Gedeelde gegevens zoals NAW-gegevens, IP-adressen, locatiegegevens en apparaatgegevens (bijv. computer, laptop, smartphone) worden versleuteld verwerkt en handmatig door medewerkers van OTTO behandeld/beoordeeld.

Daarnaast is OTTO toegetreden tot het project NoMoreLeaks van de Nederlandse Politie. De politie speurt continu naar gelekte inloggegevens. Gelekte inloggegevens worden (beveiligd via hashing) met ons gedeeld door de politie. Wij kunnen de inloggegevens dus niet inzien maar wanneer een inlogpoging op otto.nl met de gelekte inloggegevens volgt, wordt het wachtwoord automatisch gereset. Meer informatie over onze samenwerking met de politie en project No More Leaks vind je hier.

Klantcontacten

Om je zo goed mogelijk van dienst te zijn, is een goede klantenservice van groot belang en heeft onze klantenservice toegang nodig tot jouw gegevens. OTTO wordt inzake de klantenservice ondersteund door Yource, Aert van Nesstraat 45, 3012 CA Rotterdam.

De contacten met de klantenservice worden gemonitord en kunnen worden opgenomen voor trainingsdoeleinden. De contacten worden opgeslagen en geanalyseerd voor de verbetering van onze dienstverlening.

Daarnaast maakt OTTO gebruik van derde(n) om klanten met een openstaand saldo en/of betalingsachterstand te benaderen:

Serrala, Keizer Karelplein 5, 1185 HL Amstelveen (via digitale kanalen).

Postbezorging

OTTO maakt gebruik van de volgende derden voor haar postbezorging:

PostNL, Prinses Beatrixlaan 23, 2595 AK Den Haag;
Sandd, IJsseldijk 2 7325 WZ Apeldoorn;
PreVision Graphic Solutions BV, Stratumsedijk 17, 5611 NA Eindhoven.

Zonder het verstrekken van gegevens aan deze partners kunnen wij geen brieven, rekeningoverzichten of reclame-uitingen per post aan jou versturen.

Opvolging van betaalachterstanden

Er kunnen diverse oorzaken zijn voor een betaalachterstand en OTTO probeert zoveel mogelijk met de klant tot een oplossing te komen. Indien OTTO wordt benaderd door een schuldhulpverlener, bewindvoerder of andere instelling/organisatie voor schuldhulp-/sanering draagt OTTO het dossier over aan Schuldzorg welke namens OTTO de afhandeling verzorgt: Schuldzorg BV, s-Gravendijkwal 134, 3015 CC Rotterdam.

Indien er sprake is van voortdurende niet-betaling behoudt OTTO zich het recht voor om het dossier over te dragen dan wel te cederen aan een incassobureau. OTTO werkt samen met de volgende incassobureaus voor de inning van uitstaande saldo’s:

Intrum, Teleportboulevard 136-142, 1043 EJ Amsterdam;
Alektum Group, Transformatorweg 98-6, 1014 AK Amsterdam;
Riverty Services Netherlands B.V., K.R. Poststraat 90-5, 8441 ER Heerenveen.

Commerciële partners

Wij werken samen met Sovendus GmbH (hierna: Sovendus) om onze klanten waardebonnen aan te kunnen bieden. Je gegevens worden alleen aan Sovendus verstrekt indien je daar zelf toestemming voor geeft. De privacyverklaring van Sovendus vind je hier.

Overige partijen

Op basis van wettelijke verplichtingen kan OTTO gegevens verstrekken aan de overheid, politie, justitie en andere publiekrechtelijke organen of overige partijen. In het geval van (vermoedelijke) fraude behoudt OTTO zich het recht voor om aangifte te doen bij de politie onder vermelding van de daarvoor benodigde persoonsgegevens of een extern onderzoek door een recherchebureau te laten uitvoeren. In het kader van een gerechtelijke procedure mogen we gegevens verstrekken aan de betrokken partijen waaronder advocaten, rechtsbijstand, deurwaarders, ingeschakelde deskundigen en rechtbank.

Daarnaast kan OTTO gegevens aan derde(n) verstrekken voor een analyse van haar (interne) processen en/of klantenportefeuille voor een verbetering van haar dienstverlening of het (laten) uitvoeren van een enquête/klanttevredenheidsonderzoek.

Let op: voor alle gegevensverwerkingen door derde(n) heeft OTTO met de desbetreffende derde(n) een verwerkersovereenkomst afgesloten conform de geldende (privacy-)wetgeving.

5. Bewaartermijn

We slaan persoonsgegevens op voor de duur van de actieve klantrelatie en/of in het geval van een andere zakelijke relatie met OTTO (bijv. een nieuwsbrief-permissie). In het geval van verwijdering van jouw account en/of het beëindigen van de zakelijke relatie op enigerlei wijze, worden jouw persoonsgegevens geblokkeerd en permanent verwijderd na het verstrijken van de wettelijke bewaarplichten die op OTTO rusten. Behouden we persoonsgegevens dan worden deze enkel gebruikt om te voldoen aan wettelijke regels/eisen en/of om onze eigen rechten en aanspraken af te (kunnen) dwingen en/of voor statistische doeleinden. We bewaren jouw gegevens in ieder geval niet langer dan noodzakelijk is voor de verwerking van de doeleinden waarvoor deze zijn verzameld.

6. Informatie over jouw rechten

Als je jouw rechten onder de huidige (privacy-)wetgeving wil uitoefenen, verzoeken we je om dit aan ons kenbaar te maken via onderstaande contactgegevens. Vermeld hierbij de reden van je verzoek en je klantnummer (indien van toepassing).

Recht op inzage

Je hebt het recht om op te vragen welke persoonsgegevens we van jou verwerkt hebben en aan welke derde(n) gegevens zijn verstrekt.

Recht op verwijdering en rectificatie

Je hebt het recht om jouw persoonsgegevens aan te (laten) passen of te laten verwijderen. Indien er sprake is van onjuiste gegevens, zullen deze worden aangepast zodra we jouw melding hierover ontvangen. Als aan de wettelijke voorschriften is voldaan zullen persoonsgegevens worden verwijderd als deze niet langer noodzakelijk zijn voor het doel waarvoor de persoonsgegevens zijn verwerkt of indien persoonsgegevens onrechtmatig verwerkt zijn.

Persoonsgegevens zijn uitgesloten van verwijdering indien deze gebruikt worden om te voldoen aan onze taken (bijv. in het geval van contractuele verplichtingen), ten behoeve van het uitoefenen van onze rechten en aanspraken en indien we verplicht zijn gegevens te bewaren op basis van een wettelijke bewaarplicht.

Recht op beperking

Indien aan de wettelijke voorschriften is voldaan, kun je verzoeken dat de verwerking van jouw persoonsgegevens wordt beperkt. Dit betekent dat de (verdere) verwerking van bepaalde gegevens gestaakt wordt. Als jij bijv. bezwaar maakt tegen de uitvoering van een interne of externe kredietbeoordeling wordt de verwerking van kredietgegevens gestaakt. Een nieuwe bestelling plaats je vervolgens met een zekere betaalmethode zoals iDEAL.

Recht op bezwaar

Je hebt het recht om, op enig moment, bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens. We zullen de verwerking vervolgens staken tenzij we – in overeenstemming met de wettelijke voorschriften – zwaarwegende legitieme gronden kunnen aantonen voor de verwerking welke zwaarder wegen dan jouw belangen.

We merken hierbij op dat bij een bezwaar tegen de verwerking van persoonsgegevens voor marketingdoeleinden, deze persoonsgegevens enkel worden gebruikt voor het verwerken van dit bezwaar en het niet langer versturen van reclamemateriaal. Het bezwaar heeft geen effect op de verwerking van persoonsgegevens op basis van één van de overige verwerkingsdoeleinden.

Recht om een klacht in te dienen

Onze gegevensverwerking is aangemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens in Den Haag. De Autoriteit Persoonsgegevens is in Nederland als toezichthouder aangewezen en je hebt het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthouder als je vindt dat jouw rechten geschonden zijn.

7. Cookies

Een cookie is een klein tekstbestand dat tijdens je bezoek aan onze website op bijvoorbeeld jouw computer, tablet of smartphone wordt geplaatst. In dit tekstbestand wordt informatie opgeslagen en bij een volgend bezoek wordt deze informatie herkend/opgehaald. Door gebruik te maken van cookies en andere technieken zorgen we er bijvoorbeeld voor dat:

Je bij jouw bezoek aan onze webwinkel niet steeds dezelfde informatie ontvangt of moet invoeren;
We je speciale functionaliteiten kunnen aanbieden zoals je verlanglijstje of je winkelmandje;
We kunnen meten hoe onze webwinkel wordt gebruikt en waar we deze nog kunnen verbeteren;
We je advertenties en aanbevelingen kunnen tonen op basis van jouw interesses;
We kunnen herkennen welk apparaat je gebruikt als je onze website bezoekt;
We kunnen (laten) registreren hoe vaak een advertentie wordt vertoond om zo de advertenties beter op je behoeften en interesses af te stemmen en te voorkomen dat je steeds dezelfde advertentie ziet.

Via onze webwinkel worden ook cookies van derden geplaatst. Op het gebruik van cookies door andere bedrijven is het privacy- en cookiebeleid van het desbetreffende bedrijf van toepassing. Door middel van het plaatsen van cookies worden geen persoonsgegevens opgeslagen. Meer informatie over het gebruik van cookies vind je op onze website.

Met Google Adwords worden ook de emailadressen van onze klanten gedeeld voor een goede werking van de cookies. De emailadressen worden door Google Adwords gehasht voordat de emailadressen worden verwerkt.

8. Contact

Als je wil reageren op ons privacybeleid of je rechten wil uitoefenen, kun je contact opnemen via één van de onderstaande methoden:

Via ons contactformulier;
Telefonisch: 088 - 465 1555;
Via de post: OTTO, Afdeling Klantenservice, Postbus 90200, 5000 LX Tilburg.

9. Toepasselijkheid

Dit privacybeleid en de algemene voorwaarden van OTTO zijn van toepassing op elk bezoek aan onze website, elke transactie, elke overeenkomst en alle correspondentie. Dit privacybeleid kan te allen tijde gewijzigd worden en is voor het laatst ge-update in september 2022.